仕事が覚えられない人の原因と誰にでも実践できる仕事の覚え方

こんににちは”あとおし”です。上司から「君って仕事なかなか覚えられないね」と愚痴を言われて悔しい思いをしたことがありませんか?私も部下を指導することがありますが、なかなか仕事覚えが悪い方もいて苦労することも少なくありません。PjMの育手”あとおし”が仕事が覚えられない人の特徴や誰にでも実践できる仕事の覚え方をまとめてみました。『仕事が覚えられない』と悩んでる方の参考になれば幸いです。

仕事を覚えられない人にありがちな特徴

まずは仕事を覚えられない人にありがちな特徴をまとめてみました。まず自分がそのような特徴を持っていないか確認してみましょう。

01 仕事に対するスキル不足

新卒や新人研修上がりの人に多いのですが、そもそも仕事に対する知識が不足している場合には仕事を覚えることは難しい傾向にあります。資格取得を目指して専門書を読んだり、定時後の時間外にスクールに通うなど専門的な知識力をつけることが必要かもしれません。もう一度自分のスキル不足ではないか見直してみましょう。

02 コミュニケーション不足

仕事はコミュニケーションの連続です。コミュニケーションが上手くいっておらず業務内容や作業指示があいまいになっていませんか?
・「報告・連絡・相談」の基本が出来てない
・相談できる人などコミュニケーションパスが構築出来てない
・職場でゴールが共有されていない
もう一度コミュニケーションが整っている環境か確認してみてください。

03 仕事の優先順位を決めることができない

仕事が覚えられない人の特徴で顕著に表れるのが優先順位をつけられない人です。タスクによってはやらなくてもいいタスクも発生するんです。そのような切り分けが出来ない人は仕事で頭が一杯になりパンクして残念ながら精神が病む人もいるので結構重要な要素となります。

04 想像力が足りずゴールまでのストーリーを想像できていない

ゴールまでのストーリーを頭の中でイメージ出来ているかどうかは、仕事を覚える上で重要になります。想像力の欠如からストーリーをイメージ出来ずに脱線する方が一定数いらっしゃいます。
想像力の欠如は
・タスクを細分化できず、簡単な仕事に小分けに出来ない
・気が利かない
・空気が読めずメンバーに迷惑を掛ける
などの弊害も誘発してしまうので注意が必要です。

05 記憶力が抜群ではないのに、メモすら取らない

私がどんなに一生懸命アドバイスしても、仕事のやり方を教えても一定数まったくメモを取らない人が存在します。
メモを取らない人も2つに分けることが出来ます。
・メモを取らなくても覚えられると思っている人
・しっかり頭の中で理解するために、あえてメモを取っていない人 → このような人は後でメモしたり文書化している。
前者の人は残念ながら仕事を覚えにくいです。あとで聞き直しても「そうでしたっけ?」と言われるのがオチです。ちゃんとメモが取れているか確認しましょう。

 

仕事を覚えられない原因とは

実際はどのような原因で仕事を覚えられないのか考えてみました。対策する前にはっきりと原因をつきとめておきましょう。

01 仕事の目的を理解出来ていない

あなたはその仕事の目的を意識していますか?仕事の目的がはっきりしないで上司に言われたまま作業をしていませんか?その仕事がクライアントや職場に与える影響を理解していれば自ずと仕事を覚えて貢献しようという意識づけが出来ますし、覚える集中力も高まるというもの。あなたが今やっている仕事が誰の役に立つのかをもう一度意識してみては。

02 メモを取ったり文書化しない

仕事を覚えるのに「メモ」を取るとおもいますが、ちゃんと整理してメモをとっていますか?それと仕事のやり方を「手順書」に体系建て文書化出来ていますか?何度も上司に聞くことになり迷惑を掛けているかもしれません。もう一度「メモ」や「手順書」が活用出来ているか確かめてみましょう。

03 そもそもわかっていないことを安請け合いしている

仕事の内容をちゃんと理解していないのに安請け合いしていませんか?部下に進捗を確認すると「出来ていません⤵」と返事が返ってくることも、よくよく話を聞くとそもそも作業内容を理解せず、「わかりました!」と答えていることが原因。あなたも上司の期待に応えようと「わかりました!」と返すのが癖になっていないか確認してみてください。作業のゴールがはっきりしない時は、思い切って「この部分が理解出来なかったので教えて下さい」と聞き直しましょう。

04 覚えることが沢山あるときに優先順位で取捨選択出来ていない

タスクが沢山降って来た時に頭の中が一杯になって、どれから仕事をこなしていいのかわからなくなってパニックになる方がいます。気づくと1日が過ぎていて「今日は何してたっけ?」となることもしばしば。そんな人は優先順位を付けてしっかり計画した上で作業を開始する癖をつけましょう。

05 やってる仕事に興味がない

そもそも振られた仕事に興味がなければテンションもだだ下がり、モチベーションも上がらずやる気が起きない。そんな状態では仕事を覚えるどころではありませんよね。そのような状態で仕事をづづけることは仕事を依頼した側もやる側もお互いツライだけです。

06 そもそも会社側の教育体制が整っていない

そもそもあなたの原因ではなく、会社側に問題があることもあります。社内の研修制度やOJTなどが整っておらず、仕事を覚える体制にない場合があります。そのような環境が当たり前と思っていると何時まで経っても仕事が覚えられないかもしれませんので、自分で成長する手段を探したり、人事に相談してみる行動が必要になってくるかもしれません。

 

 

誰でも実践できる【仕事の覚え方】対処法

仕事が覚えられない人の特徴と原因を踏まえて、誰でも実践できる対処法をまとめてみました。対処法を意識しながら仕事に取り組むことでスムーズに仕事を覚えることができると思います。
記事を読むだけでなく、仕事場で是非、実践してみてください。

01 仕事の目的を理解する

今の作業に集中し過ぎずに視界を少し広げて、作業の延長線であるゴールを意識してみましょう。全体を俯瞰することで仕事の順番や今の作業の重要性を理解することが出来るため仕事を覚えることにつながります。仕事で結果を出すにはゴールをしっかり見据えてストーリー立てて1つづこなす必要があります。仕事一つ一つを点ではなくゴールまでの線で捉えるようにしましょう。さらに仕事の優先順位づけが出来るようになると仕事をテキパキとこなすことが出来るようになりますよ。

02 難しくて覚えられない仕事も、簡単なタスクになるまで細分化する

難しい仕事でも、簡単なタスクになるまで細分化すると仕事の流れを覚えられますし成果を出しやすくなりますよ。”あとおし”の経験上、仕事を覚えられない人はこの特徴が見受けられます。難しい仕事のまま実施しようとして、手が止まってしまうからです。

例えば以下のお仕事が決まったとします。
タスク:10月03日の10:00~ 今期の事業計画を社内役員へプレゼン

仕事を覚えられる人ほど、簡単なタスクへ分解することが出来ます。
ゴール:10月03日の10:00~ 今期の事業計画を社内役員へプレゼンを実施
準備:
→社内役員にプレゼン時間の案内メールを出す
→直属の上司にレビュー依頼とプレゼンの練習
→プレゼン資料の作成(調べた今期事業計画の反映)
→事前に今期事業計画を上司にヒアリング

仕事が出来る人ほど細分化が上手なイメージがあります。みなさんも難しい仕事ほど簡単なタスクになるまで細分化してみてくださいね。
さらに各タスクの期限も設定しておくと卒なく作業をこなすことが出来ますよ。

03 分からないまま進めない

上司との雰囲気を壊したくないと思って「わかりました」や「やれます」と反射的に回答していませんか?もう一度立ち止まって考えてみてください。手順ややり方を正確に教えてもらっていなかったり、十分理解出来ないまま安請け合いしていませんか?結果的にミスを繰り返して回りに迷惑を掛けてしまっては本末転倒です。わからないことははっきり「この部分が理解できなかったので、もう一度教えて頂けませんか?」と理解できるまで質問するようにしましょう。

04 指示待ちにならない

作業がひと段落して休憩するのはいいと思いますが、次の指示があるまで指示待ち人間になっていませんか?手が空いて頭に余裕があるうちに次の仕事の準備や計画を立てる時間に使いましょう!次の作業を考えることで、終わった仕事の理解力アップや整理にもなりますし、積極的に仕事を進めことが上司の期待値を上回ることで評価にも直結します。手持ち無沙汰になった時こそ頭・心・体を整えるチャンスだと思ってください。

05 期限を決めて振り返りをする

仕事を覚える期間をまず設定しましょう!期限を決めることでモチベーションを保つことが出来ますよ。そしてその期限を迎えたら振り返りをしてダメだったところを直していきます。振り返りの手段として
PDCAサイクルを回すのもいいですし、かならず一定期間で振り返りするようにして改善を繰り返しましょう。仕事の理解がたりないのであれば復習して分からない部分を補完します。

それと、日記もしくは日報をつける習慣をおススメします。みなさんも新人時代に提出していたのではないでしょうか?
エビングハウスの忘却曲線よれば、1時間後にはだいたい50%を忘れ、24時間後には約70%、そして、1ヵ月経ったらほとんど記憶に残っていないといわれています。
1日の復習をすることによって記憶を定着させて仕事を早く覚えることができます。”あとおし”も実は日記を書いていて、定期的にPDCAサイクルを回すようにしています。

06 要点を押さえて要約したメモを取る

仕事をしていると、上司からの指示や議事、それと仕事の進め方など、メモを取ることが多いと思います。この時に気を付けてもらいたのが一語一句間違えないようにメモを取ろうとすると、メモを取るのに集中しすぎて話が入ってこないので、要点を押さえてメモを取ることにしましょう。
しっかり聞いて要点となる大事な部分やポイントのみメモに残します。会議の時など会話を要約してメモを取るなど意識することでメモを取る力を磨いていきましょう。メモを取る力を伸ばすには議事録を作成することが一番有効なので、率先して議事録担当を申し出るようにします。大変ですが物凄くメモ力がアップしますよ。騙されたと思ってやってみてください。

しっかり取ったメモを編集して、あなた独自のオリジナルマニュアルを作ってしまいましょう。オリジナルマニュアルが作れるようになったということは、仕事を覚えいといっても過言ではありません。それをみんなに展開すればあなたの評価はうなぎのぼりです。

 

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それでも仕事を覚えられない時は

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