【誰でもできるスケジュール管理入門】現役コンサルが教えるプロジェクトマネジメント

こんにちは”あとおし”です。「残業確定(涙)!、今日予定があって定時退社したかったのに・・」なんて経験ありませんか?残業を減らすためにもスケジュール管理を徹底して定時で帰りましょう!現役コンサルが誰でもできるスケジュール管理のやり方についてまとめてみました。是非スケジュール管理をマスターして定時退社を

いつも残業していませんか?

筆者の”あとおし”は企業にシステム導入を提案する仕事に携わらせていただいています。業種によっては、いまだにホワイトボードに予定が書いてあったりしてスケジュール管理されてない実情を目の当たりにすることも、ビックリすることもあります。

あなたの職場は慢性的な残業する組織になっていませんか?毎日定時に帰れていますか?スケジュール管理されていないと定時で帰ることなんて出来ませんよ。自分達の仕事がちゃんとスケジュール管理されているか確認してみてください。スケジュール管理されていないなら、あなたがスケジュール管理を買って出るか、上司にすぐに相談して欲しいです。

 

スケジュール管理の基本

今回はプロジェクトマネジメント※1の「スコープマネジメント※2」と「タイムマネジメント※3」を誰でもわかるように入門編として簡単にまとめることにしました。本記事はPMBOK※4に準拠した内容としています。

※1 プロジェクトマネジメントとは

簡単に言うと、期限が決められたプロジェクトをどうすれば成功するのか計画を立ててコントロールすることです。その管理する人をプロジェクトマネージャーと呼びます。”あとおし”もプロジェクトマネジャーとしてプロジェクトを監視するお仕事をよくやらせて頂いています。

※2 スコープマネジメントとは

プロジェクトの目標を設定し、そのために必要な作業内容や成果物を決める事でです。タスク漏れを防止し、同じ目標に向かってプロジェクトに取組めているかを管理していきます。

※3 タイムマネジメントとは

必要な作業を洗い出しスケジュールを作成し、そのスケジュールの予定と実績を管理していくことです。この記事で書いているスケジュール管理はタイムマネジメントの一部になります。

※4 PMBOKとは

PMBOKとはアメリカの非営利団体PMI(Project Management Institute)が策定したプロジェクトマネジメントの知識体系で「A Guide to the Project Management Body of Knowledge」という書籍にまとめられており、世界では事実上プロジェクトマネジメント手法の標準となっています。

一般社団法人 PMI日本支部

PMI日本支部は、世界最大のプロジェクトマネジメント協会(PMI)の日本における支部として、日本国内でのプロジェクトマネ…

 

 

プロジェクトマネジメントの中には全体で以下9つの知識体系があるのですが、今回はその2つ「スコープマネジメント」「タイムマネジメント」の部分について説明していきます。

 

タイムマネジメントを活用したスケジュールをあなたの仕事に適用させて予定通りに仕事を進めていきましょう。スケジュールの作成が「残業しないで定時で帰る」ことの第一歩になりますので、スケジュールの作成についてみていきたいと思います。

 

 

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スケジュール管理出来ていないダメなパターンとは

 

いつも残業ばかりになってしまう。スケジュール管理されてないダメなパターンを集めてみました。あなたの職場がそうなっていないか確認していましょう!

仕事のゴールが職場のメンバーで共有出来ていない

仕事のゴールがメンバに共有出来ていないと、チーム力が発揮できないため、助け合いが出来ずに作業が遅れて残業することになってしまいます。あなたは今やっている作業のゴールがはっきりしていますか?そして、作成する必要のある成果物がなにか全て答えることが出来ますか?答えられないということはゴールが明確化されていないため、もう一度上司やチームメンバーに聞き込みをしてはっきりと定義し、メンバーみんなで共有しましょう。

作業の優先順位が明確ではないので、いつも場当たり的

「どっちから先に手を付ければいいんだろう?」「この作業って今やる必要あるんだっけ?」と疑問に思うことがありませんか?もしそうであれば優先順位があいまいなため、手戻りが発生して残業することになります。スケジュール全体を見直して先にやらないといけない作業がないかもう一度確認してみてください。

仕事が増えたのに納期が変わらない

スケジュール管理がされていないと、仕事が増えたのに納期が変わらないので残業して対応することになります。仕事が増えた場合に期限が変わらなければ、管理者がリソース(人、モノ、金)を投入しなければ作業を終わらせることはできません。なので人のリソースを投入することになり残業することになるんです。仕事が増えた場合は適宜スケジュールを組み替える必要ががあるのですが、そもそも組み替えるスケジュールもない場合は残業しても終わらせることが出来ない可能性も出てきますので注意しましょう。

今日やる作業が把握できない

「今日やるべき仕事」をはっきりと宣言することが出来ますか?出来ないということはスケジュール管理されておらず、残業する可能性が高くなります。今日やるべき事はスケジュールにはっきりと明記されているべきです。あなたが今日やる作業がはっきりしていないということは、他のメンバーもはっきりしておらずチームとしての生産性も低いはずです。上司やチームメンバーとコミュニケーションを取って、今やるべき仕事を明確化させましょう。あわせて、上司にスケジュールを作成必要があることを提案してみましょう。

 

誰でもできるスケジュール管理のやり方

今やっている仕事のゴールをはっきりと

あなたが今やっている仕事のゴールを一言で言いあらわしてみてください。どうですか?一言で表すことが出来ましたか?「売上2千万、利益400万」「顧客に納品物の全て納める」「社内のプレゼンテーションで成功」などが、すぐに浮かんで来たのではないでしょうか?実はこれではだめで、必ず5W1Hの要素が入るようにしてください。例えば「会社の収支目標を達成するために、5月4日までに自分が担当するプロジェクトで成果物を顧客へ全て納品し、売上2千万、利益400万をあげる」のように5W1Hの要素が入るように考えてみてください。

ゴールがはっきりしたらチーム全員に共有します。定期的に目標が達成出来てるか進捗度合を確認してください。ミーティングでもいいですし、普段のコミュニケーションの中でもいいので必ず確認するようにしてください。ここで確認しないとゴールを明確化したことが全て台無しになってしまいます。

作業を細分化する

私が新任マネージャーを教育をするときの経験からいくと、多くの人が出来てないのが「作業を細分化」するということです。仕事を難しいタスクのまま進めてしまうのです。スケジュールを細分化して簡単な作業になるまで落とし込むことで漏れなく作業を終わらせていくことが出来るのです。この細分化が出来ていないと作業漏れや手戻りが発生し、結果「残業しないと仕事が終わらない!」ということになってしまうんです。

 

上司から「2021年12月20日に顧客へのプレゼンが決まったのでよろしくね!」と急にメールで依頼があった時を例にあげてみたいと思います。

ダメなスケジュールの例がこちら⤵

 

どうでしょうか?あなたの作るスケジュールはこんな大雑把なスケジュールの組み合わせで形だけのスケジュールになっていないか確認してみてください。

突っ込みどころが満載すぎて(涙)何処から指摘するか悩むところですが、以下のように指摘をすると思います⤵

 

いいスケジュール例⤵

全く別物ともいっていいスケジュールになっていますよね。

ゴールについては、そもそも「プレゼンで成功する」ことは手段であって目標じゃないんです。初心者は特にこの傾向が強く、手段を目標と勘違いしてしまう人が本当に多いので注意してください。副業している人やフリーランスの人などもTwitterを見ていると手段が目標になってしまっている方が沢山いらっしゃるので、あなたもそうなっていないか確認して頂きたいと思います。

スケジュールについては、隠れたタスクが10個もあったことになります。レビューや社内決済など「執筆」「プレゼン実施」意外にもやらなければいけないタスクは沢山あります。ゴールまでのストーリーを想像して隠れたタスクを洗い出せるようになることが大切です。普段の経験などからゴールまでのストーリーを考える癖をつけておかないと、スケジュール作る時にタスクを漏らしてしまいますよ。

 

 

さいごに

今回はスケジュールマネジメントについて書いてみました。スケジュールマネジメントを徹底して、みなさんがの残業が1時間でも減れば幸いとおもっています。「ゴールをはっきり」「作業を細分化」は誰にでも出来る事だと思いますので、ぜひ着手してみてくださいね。あと、みなさんが”あとおし”の仕事であるプロジェクトマネジメントにも興味を持ってもらえると本当に嬉しいです。機会があれば、プロジェクトマネジメントにまつわる記事がまた書ければと思っています。

 

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最後まで読んで頂きありがとうございました。

 

 

 

 

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